成本管控-項目工時管理方法

項目工時管理，合理地安排項目時間是項目管理中一項關鍵內容，它的目的是保證按時完成項目、合理分配資源、發揮最佳工作效率。“時間就是金錢”在項目管理中確實是真理。項目工時直接影響著項目費用和成本，不論你的項目工作是按小時還是按固定費用計費和付款，你在一段工時內完成的工作越多，你的效率就越高，費用和成本也就越低。

項目工時管理方法的重要性

對于許多項目來說，管理統計工時通常是按小時計算為客戶完成的工作的費用。但即便你的項目沒有按小時計費，管理統計工時仍然有意義。以下是管理統計工時對項目的好處：

1、規避隱藏的項目費用。如果安排得當，工時管理統計可以解決工時費用不明的常見問題，例如，減少花費在閱讀電子郵件或與同事溝通上的時間。

2、審查和分析團隊的績效和效率。工時管理統計是審查和分析團隊的績效和效率最簡單和最直接的方法。收集團隊的工時費用數據，有助于我們了解全局，理解生產力動態，找出哪些可以優化和哪些需要優化。

3、最后一點也不容小覷，那就是：對于正式員工來說，工時管理統計數據支持對他們的工作效率和績效進行分析，看看有哪些地方可以改進和優化。

4、提供可靠的計劃和預測依據。歷史周期的工時管理統計數據提供執行特定任務所需工時的見解。

項目工時管理方法的基本規則

首先，使用帶有專業的項目工時管理軟件，比如Gungho，確保工時管理統計和數據分析不需要太多時間和精力。自動化系統有助于減少時間和精力的消耗，但也依賴于整個流程的清晰度和透明度。在Gungho工時表中創建清晰的工作結構并設置報表，這樣你以后就可以通過幾次點擊來生成報表。

工時管理統計只有在提供準確數據的情況下才有意義，否則，它就會變成浪費時間的活動，對團隊績效和工作環境不會產生任何積極影響。以下是考慮如何安排工時管理統計的基本技巧：

其次，向項目團隊解釋為何你要執行工時管理統計，以及為何工時表數據非常重要。你希望員工將此作為工作流的重要組成部分，并準確記錄數據。你需要協助團隊成員采用工時管理統計，及時提醒他們填寫工時表，幫助他們明確哪些活動應該跟蹤到特定任務，跟蹤他們是如何填寫工時表。

最后，分析收集到的數據，了解工作流中可能存在的缺點和瓶頸，評估團隊成員的效率，弄清楚是否有成員不堪重負或者工作量太少。

項目工時管理方法實現的主要步驟

1、分析結果。在每個周期結束時執行這一步，看看取得了哪些成績，有哪些可以改進的地方，團隊中哪些動態值得密切關注。

2、跟蹤在當前工作周期完成的工作的工時費用。稍后，你將會用這些數據來安排未來周期的工作，因此數據的準確性非常重要。

3、在全面分析數據之后，你可以使用數據來為下一周期的估算做準備、預測團隊的能力以及規劃未來的工作量。

項目工時管理方法執行需要注意

如果執行得不好，工時管理統計不僅會對項目和工作管理沒有幫助，而且還會變成團隊中每個人都討厭的另一個負擔。注意不要在管理統計工時上花費太多時間，因為這會破壞工作優化的理念。你需要制定清晰的流程，使用的直觀工具，并為你的團隊提供必要的指導。同時，不要忽略用收集到的數據實現改進的方法。否則，整個流程就沒有意義。

另外，不要保留事后編輯工時表的可能性。為了防止團隊成員糾正他們前幾周和前幾個月記錄的工時，請批準和鎖定過去周期的工時表。你不希望工時管理統計在會計部門處理工資并向客戶開具發票之后被人編輯。

雖然項目工時管理統計不是項目管理唯一的事項，但它是最基本的事項。如果項目經理不能控制項目工時，他們就不能控制利害關系人的成本和期望